資料下載  資料信息管理規定.docx

1.       職責劃分

(1)     資料保管人：文員；

(2)     文員負責保管資料為：酒店基本情況介紹、宣傳小冊子、餐飲促銷資料、新產品簡介、房價表、明信片、往來電傳、傳真、信件、各種報表、記事本、銷售報表、客戶檔案、協議書、合同副本、電腦資料。

2.       建立索引

(1)     文員設立專門的資料檔案柜，存放各種檔案文書；

(2)     文員對各自負責資料根據一定索引順序排列文檔；

(3)     電腦存儲的資料由文員負責建立索引。

3.       保管和使用

(1)     公用資料：不涉及酒店商業秘密的資料，如宣傳冊、產品介紹等，由銷售經理從文員處領取、保管和使用；

(2)     銷售經理拜訪住店客人前，到文員處查閱客戶資料；

(3)     預訂員接受預訂后，查詢客史檔案；

(4)     本部門人員查閱資料必須當日歸還，不得復印；

(5)     外部門人員借閱有關資料，必須經過市場營銷部總監批準，方可辦理借閱手續，重要資料必須當天歸還；

(6)      不得在部門電腦上設置軟驅，開機密碼由文員和經理負責掌握。